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深圳外贸论坛szfob与你谈外贸业务流程，如何做外贸等

外贸业务部主要业务工作流程 一.前期的准备工作 1. 网站建设方面 外贸业务的展开必须依托网站 ，通过一个公司的中英文的网站
，来展示一个公司的经营实力，国际贸易不像国内贸易 ，做国内贸易主要是做业务
，买卖双方可以当面接触，可以进行实地考察 ，而做国际贸易
，买卖双方能见到的几率很小，双方只有借助网络平台进行在线商谈具体的商品细节 ，所以要想做好国际贸易，实现公司发展
，必须尽快建立完善的公司网络平台，以早日实现公司目标。 2.发布产品 现在说的发布产品信息 ，是在网站完善之后
，通过各大国际网站，来宣传本公司的网站 ，以便跟多的客户点击我们网站
，扩大公司网站的影响力，以带动进口方的与我公司合作的意图 ，方便国外客户找到我们 。现在我们通常用的发布产品的网站有：中国商品网
、Made-in-China、Ecplaza 、Tradekey
、EC21等国际网站上发布本公司的一些产品信息及****
。其中这些网站有些是收费的网站、有些是免费的网站
，现阶段我们可以使用免费的网站进行前期的宣传工作，等到后期公司外贸部门发展到一定程度可以进行有偿的网络注册宣传等。我们也可以进行注册国内网站进行宣传 ，现在的主要目的是进行公司网站的推广工作
，扩大公司的影响力 。 二.业务联系工作 1.外贸部业务员每天的工作任务 ①登入**** 业务员进入公司上班后，首先要进入公司的网站 ，打开以公司名义注册的MSN 、雅虎通
、QQ等****，查看留言
，查看在线联系人，查看有没有在线询盘的客户等工作
。 ②登入邮箱 登入邮箱 ，处理客户的邮件
，在登入邮箱时要查看邮箱留言、邮件 、各种询盘等等。这些要进行邮件的筛选，分析岀重要回复的邮件 ，次要回复的邮件等 。在处理邮件的过程中
，要给客户回复邮件，对以前发送的邮件再进行跟踪客户等
。 ③发送联系邮件 在处理完客户询盘邮件以后 ，要进行发布联系邮件
，在已有的客户联系资料中，根据目前市场需求量的大小选择国外客户进行发布联系邮件。 ④处理退回邮件 在发布的联系邮件过程中 ，会有部分邮件可能由于邮箱错误
、网络等方面的原因出现退回的邮件
，这时要根据邮件退回的信息处理退回的邮件，最主要的是查处退回的原因 ，以便下次能发出成功 。 ⑤在线询盘的处理 对有些在线询盘的客户，要根据目前的市场行情
，给客户在线进行报价，双方在线进行价格的磋商 ，主要有询盘-发盘-还盘-接受等
，在客户接受价格之后，尽快要客户下订单 ，以便我方做合同
，以最快的时间把合同传给客户确认，等客户把确认的合同传回来之后 ，要执行合同
。 三．合同签订以后的工作 1.签订合同和合同签订之后的工作 客户确认订单之后
，做合同，传给客户确认合同 ，双方确认合同之后
，卖方要进行组织货源，买方要根据双方确认的付款方式（信用证方式：卖方要催促买方尽快开立信用证；T/T方式：要有30%的预付款 ，要催促买方尽快把预付款回到卖方）。 2.组织货源（备货）及包装 在销售合同和买方签好之后，就需要我们尽快组织货源
，我们以和买方确定好的价格在国内寻找质量稳定、价格合理的供货方 。我们要在合同规定的时间把货物按照合同的规格生产完，在加工生产货物的同时 ，我们需要及时和工厂进行沟通
，以确保货物的质量。要按照合同的规定包装，合同规定有什么样的包装 ，在工厂生产加工过程就要严格要求用什么样的包装
，以确保包装和合同规定的相一直
。 3.检验检疫 在货物生产加工完成之后，我们需要按合同上的要求对货物进行检验检疫。如果合同要求CIQ商检 ，我们需要和商检局进行沟通
，及时安排对货物进行检验检疫，尽快取得商检局核发的《岀境货物通关单》；如果合同规定是做SGS商检 ，我们要安排货代及时和SGS商检机构取得联系
，有SGS商检工作人员做检验，并出具《SGS商检证书》 。 应注意在给工厂下订单时要说明商检要求.提供出口合同 ，发票等商检所需资料
。而且要通知工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条 。 商检证书是经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的
，是各种进出口商品检验证书 、鉴定证书和其他证明书的统称
。是对外贸易有关各方履行契约义务
、处理索赔争、议和仲裁 、诉讼举证，具有法律依据的有效证件 ，同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明。 4.安排货代负责出口相关事宜（租船订仓和配载） 在货物组织完之后
，我们需要及时和货代进行沟通，安排商检和报关事宜 ，还要确定船期
，和货代确定好货物装船的时间
、地点等 。以便在合同规定的时间内，将货物安全的运到目的港
。按合同的要求是在产地做商检和报关还是在港口做商检和报关。 ①.如果跟客户签订的合同是FOB CHINA条款 ，通常客户会指定运输代理公司或船公司 。应尽早与货代联系
，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸 ，船期等情况
，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期
。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPING ORDER） ，通常在开船一周前可拿到定仓纸。 ②.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期
，运价，开船口岸等 。经比较 ，选择价格优惠
，信誉好，船期合适的船公司 ，并告诉业务员通告给买方客户。开船前两周书面定仓
。 ③.如果货物不够一个柜
，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时 ，还要了解截关时间
，入仓报关要求等内容 。 ④.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸 ，注明所定船期
，柜型及数量，目的港等内容 ，以避免差错
。 ⑤.查看船期表，填写出口货物托运单。即可向货运代理办理委托订舱手续 。 ⑥货运代理根据货主的具体要求按航线分类整理后
，及时向船公司或其代理订舱
。当船公司或其代理签出装货单，定舱工作即告完成 ，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经缔结. 5.投保 货物订妥舱位后
，属卖方保险的，即可办理货物运输险的投保手续。在履行CIF出口合同时 ，卖方在装船之前
，应按照买卖合同或信用证的规定及时办理投保手续 。 出口商品的投保一般都是逐笔办理的，在投保时 ，应将货物名称、保额 、运输路线
、投保险别等一一列明
。保险公司接受投保后
，即签发保险单或保险凭证。 通常双方在签定《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项 。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等
。其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别 ，分为基本险别和附加险别两类： （1）基本险别有平安险（Free from Paricular Average-F.P.A） 、水渍险(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切险（All Risk-A.R.）三种。 （2）附加险别 。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。 6.报验换单 在货物运到港口后
，向港口商检局申请换《出境货物通关单》，这需要凭产地商检局签发的商检换证凭单/条到港口商检局换证
。 7.报关 货物集中港区后 ，发货单位必须向海关办理申报出口手续。由发货单位专业持有报关证人员备妥出口货物报关单，连同装货单
、发票、装箱单（或磅码单） 、商检证
、 出口结汇核销单、出口货物合同副本及有关单证向海关申报出口
，经海关官员检查单证和货物，确认单货相符和手续齐备后 ，即在装货单上加盖放行章 。经海关查验放行的出口货物
，方能开始装船
。这阶段到海关办理手续有四个环节：申报 、查验
、征税、放行。 一般在拖柜同时就将报关所需资料交给合作报关行，委托做商检通关换单及出口报关 。通常要给报关留出两天时间（船截关前）
。委托报关时 ，应提供一份装柜资料
，内容包括所装货物及数量，口岸 ，船公司
，定仓号，柜号 ，船开截关时间
，拖车 公司，柜型及数量 ，本公司的联系人和电话等。也可以在取得商检局核发的《出境货物通关单》以后，安排货代公司进行出口报关工作 。货代公司在取的《出口货物报关单》后要及时寄送到我公司
，以便我们公司整合完善全部单据向银行进行交单议付
。 8.交接装船 在货物到达港口后，应该直接交接给货代公司 ，有货代公司按照事先确定的时间装船。在海关放行后
，发货单位凭海关加盖放行章的装货单与港务部门和理货人员联系，查看现场货物并做好装船准备 ，在装船过程中
，出口方委托的货运代理应有人在现场监装，随时掌握装船进度并处理临时发生的问题 。 9. 发装运通知 对合同规定需在装船时发出装船通知的 ，应及时发出
，特别是由买方自办保险的
。如因卖方延迟或没有发出装船通知的，致使买方不能及时或没有投保而造成的损失的 ，卖方应承担责任。货物装船后
，出口方应及时地向国外方发出“装运通知”及相关证明，以便对方准备付款 、赎单、办理进口报关和接货手续 。 装运通知：一般是要求在开船后几天之内, 通知客户发货的细节,装船通知的内容一般有：订单号或合同号
、信用证号、数量 、总值
、唛头、包装件数 、目的港代理人
、船名、航次 、预计开航日和预定到达日等。 10. 支付运费 船公司为正确核收运费 ，在出口货物集中港区仓库或库场后申请商检机构对其衡量
。凡需预付运费的出口货物，船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单。如属到付运费货物
，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收取 。 11. 收取海运提单 即获得运输文件： ①.最迟在开船后两天内 ，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理
。补料要按L/C或客户的要求来做
，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等 ，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 ②.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单 。仔细核对样本无误后
，向船公司书面确认提单内容
。如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户 ，得到确认后再要求船公司出正本。 ③及时支付运杂费
，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件 。支付运费应做登记
。 装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据 ，将大副签发的收货单交原发货单位
，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。 12. 制单结汇 交单指出口人（信用证的受益人）在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据 。这些单据经银行确认无误后，根据信用证规定的付汇条件 ，由银行办理出口结汇
。 货物装运后，进出口公司即应按照信用证的规定缮制和备妥各种单据
，包括汇票
、出口发票、运输单据和保险单以及其它合同或信用证规定的所需结汇单证单据。在信用证规定的交单有效期内，将各种单据和必要的凭证送交指定的银行办理要求付款 、承兑或议付手续 ，并在收到货款后向银行进行结汇 。 13. 业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记
，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询 ，统计等。 14. 文件存档： 所有的文件包括P/O
、商业发票、装箱单 、保险单、L/C
、提单和议付文件必须留存一整套以备查用
。 四.工作中需要注意的问题 1.与国内的供货商签订的购货合同问题 在与国内的供货商就报价达成意向后
，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商洽谈，双方协商认可后 ，需要签订《购货合同》。 在签订《购货合同》过程中
，主要对商品名称、规格型号 、数量
、价格、包装 、产地
、装运期、付款条件 、结算方式
、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》 。这标志着出口业务的正式开始
。通常情况下 ，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效
，双方各保存一份。 2.付款方式问题 国际比较常用的国际付款方式有三种，即汇付付款方式 、托收付款方式和信用证付款方式 。 ①.如果是T/T付款的客户 ，要确认定金已经到账
。T/T付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内
，可以要求货到后一定期限内汇款。这种贸易方式，是一般的贸易商首选的付款方式 ，卖方应争取使用这种付款方式 。 ②.如果是放帐(给买方一定的付款期限)的客户
，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等 ，需经理确认
。此种付款方式不赞成使用
，对卖方不是和有利，如果是长久的贸易伙伴可以考虑实行。 ③.如果是L/C付款的客户 ，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到
，收到L/C后业务员应该仔细审查信用证，检查是否存在错误 ，交货期能否保障
，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改证 。 3.出口结汇时应注意的问题 我国出口结汇的办法有3 种：收妥结汇
、押汇和定期结汇
。 ①采用L/C收汇的 ，应在规定的交单时间内，备齐全部单证
，并严格审单，确保没有错误 ，才交银行议付。 ②采用T/T收汇的
，在取得提单后马上传真提单给国外买方付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给国外买方 。 ③如果T/T收汇的 ，要求收全款才能做装箱的
，要等收款后再安排装箱。拿到提单后可立即寄正本提单给国外客户
。 4.使用提单应注意的问题 船公司装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据 ，将大副签发的收货单交原发货单位
，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。 ①.提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出 、供进口商提货、出口商结汇所用单据 。 ②.所签提单根据信用证所提要求份数签发 ，一般是三份
。出口商留二份
，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。 ③.进行海运货物时 ，进口商必须持正本提单
、箱单、发票来提取货物 。（须由出口商将正本提单 、箱单
、发票寄给进口商）
。

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国际货运出口流程操作是：

一、接受货主询价1 、 海运询价：

① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的 ，及货主常需服务的港口
，价格； ② 主要船公司船期信息；

③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名 ，危险级别等。（水路危规） 2
、 陆运询价：（人民币费用）

① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格； ② 各港区装箱价格； ③ 报关费、商检 、动植检收费标准 。

3
、 不能及时提供的
，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主
。

二 、接单（接受货主委托）接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：5
、 付费条款、货主联系方法6 、 做箱情况 ，门到门还是内装 三、订舱

1
、 缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性
，以减少后续过程的频繁更改。

2 、 加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱 。

3
、取得配舱回单 ，摘取船名、航次 、提单号信息
。 四
、做箱

1、 门到门：填妥装箱计划中：做箱时间 、船名
、航次、关单号 、中转港
、目的港、毛重 、件数、体积
、门点、联系人 、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。 2
、 内装：填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号 、中转港
、目的港、毛重 、件数
、体积、进舱编号等要因
，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班 。

3 、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）五
、报关（有时同时、有时先于做箱） 1 、 了解常出口货物报关所需资料。 ① 需商检 ② 需配额 ③ 需许可证 ④ 需产地证

⑤ 需提供商标授权、商标品名

⑥ 出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万 ，核销时需提供结汇水单（复印件）⑦ 需提供商会核价章

2
、 填妥船名航次
，提单号，对应装箱单(packing list) ，发票
，所显示的毛重净重，件数 ，包装种类
，金额，体积 ，审核报关单的正确性（单证一致）
。

3、 显示报关单所在货物的 "中文品名"
，对照海关编码大全，查阅商品编码 ，审核两者是否相符，按编码确定计量单位
，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

4 、备妥报关委托书，报关单 ，手册
，发票，装箱单 ，核销单
，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料 ，于截关前一天通关 。

5
、 跟踪场站收据
，确保配载上船
。6、凡是退关改配的，若其中有下个航次 ，出运仍然需要
，诸如许可证，配额 ，商检，动植检之类的文件资料
，退关 、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料 ，重新利用。否则只会顺延船期
，造成麻烦 。六
、提单确认和修改1、 问明顾客"提单"的发放形式：

① 电放： 需顾客提供正本"电放保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司电放
。 ② 预借(如可行)需顾客提供正本"预借保函"（留底） ，后出具公司"保函"到船公司预借。③ 倒签(如可行)需顾客提供正本"倒签保函"（留底）
，后出具公司"保函"到船公司倒签 。 *此种情况下，多半是签发HOUSE B/L.

④ 分单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关 ，以保证退税）
，再将一票关单拆成多票关单
。

⑤ 并单： 应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税） ，再将多票关单合成一票关单

⑥ 异地放单：须经船公司同意
，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话 ，传真，公司名
，地址等资料方可放单。

2 、依据原始资料，传真于货主确认 ，并根据回传确立提单正确内容 。 七
、签单

1、 查看每张正本提单是否都签全了证章
。 2 、 是否需要手签。 八
、航次费用结算

1、 海运费① 预付(FREIGHT PREPAID) ② 到付(FREIGHT COLLECT) 2 、 陆运费 ① 订舱

② 报关(包括返关之前己经报关的费用) ③ 做箱(内装/门到门)

④ 其他应考虑的费用：冲港费/冲关费商检、动植检
、提货费、快递费 、电放
、更改九、提单 、发票发放（提单样本） 1
、 货主自来取件的,需签收

2、通过EMS和快递送达的,应在"名址单",上标明诸如:"提单号" 、"发票号"
、"核销单号"、"许可证号" 、"配额号"等要素以备日后查证十
、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的"核销退税单"十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料:l 、报关数据正确、舱单不正确的① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；

③ 提单正本复印件两张；

④ 装箱单(Container Load Plan)复印件； ⑤ 更正单（三联
、正本） 。 2、短装（多报少出） 、溢装（少报多出）

① 船开5天（工作日）内没能及时更正的: 先交纳罚款金3000-5000; 货主重新提供的发票
、装箱单（Packing list） 货主重新提供报关单 提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"） ② 船开5天（工作日）内更改的 提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"） 正本、正确的报关单 正本 、正确的发票
、装箱单 单据的时间顺序

各种单据的时间顺序!

各种单据的签发日期应符合逻辑性和国际惯例,通 常提单日期是确定各单据日期的关键,

汇票日期应晚于提单、发票等其他单据
，但不能晚于L/C的效期。 各单据日期关系如下：发票日期应在各单据日期之首；

提单日不能超过L/C规定的装运期也不得早于L/C的最早装运期； 保单的签发日应早于或等于提单日期（一般早于提单2天），不能早于发票； 箱单应等于或迟于发票日期 ，但必须在提单日之前； 产地证不早于发票日期
，不迟于提单日；

商检证日期不晚于提单日期，但也不能过分提单日 ，尤其是鲜货
，容易变质的商品； 受益人证明：等于或晚于提单日；

装船通知：等于或晚于提单日后三天内； 船公司证明：等于或早于提单日
。 ------------------------------------------- -[U]外贸单证流程[/U]1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部 ，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询
，确定货物品名，型号 ，生产厂家，数量
，交货期，付款方式 ，包装规格及柜型等
，proforma Invoice 给客户做正式报价 。 3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order
。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后 ，给工厂下订单
，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表 。按“出口合同审核表 ”的项目如实填写 ，尽可能将各种预计费用都列明
。合同审批需附上客人订单传真件
，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批 ，再交管理部人员审核后才能执行 。如金额较大的
，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行
。合同审批之后 ，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后
，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到 ，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证
，检查是否存在错误，交货期能否保障 ，及其他可能的问题
，如有问题应立即请客人改证 。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账
。

6.3：如果是放帐客户 ，或通过银行D/A等方式收汇等
，需经理确认。 7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货 。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的 ，要在交货期一周前
，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系 ，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间
。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件 。工厂提供的装箱资料
，制作出口合同，出口商业发票 ，装箱单等文件（应由业务跟单员制作
，交给单证员）
。

9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求 ，并提供出口合同
，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检 。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条
。 10． 租船订仓： 10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款 ，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系
，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸 ，船期等情况
，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期 。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（bookING ORDER） ，通常在开船一周前可拿到定仓纸
。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期
，运价，开船口岸等。

经比较 ，选择价格优惠
，信誉好，船期合适的船公司 ，并告诉业务员通告给客人 。如客人不同意时要另选客人认可的船公司
。开船前两周书面定仓
，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时 ，向货代公司定散货仓位 。拿到入仓纸时
，还要了解截关时间，入仓报关要求 ，等内容。

10.4．向运输公司定仓时
，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期 ，柜型及数量，目的港等内容
，以避免差错
。 11． 安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜 ，装柜。拖车公司应选择安全可靠
，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时 。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸 ，船公司
，定仓号，拖柜委托书 ，注明装柜时间
，柜型及数量，装柜地址 ，报关行
，及装船口岸等
。如果有验货公司看装柜，要专门声明 ，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号 、车牌号
、司机及联系电话等

11.2．传真一份装车资料给工厂
，列明上柜时间、柜型 、订仓号
、订单号、车牌号以及司机联系电话 。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间 、实际装货数量等 ，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料
。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行
，委托出口报关及做商检通关换单 。通常要给报关留出两天时间（船截关前）
。委托报关时，应提供一份装柜资料 ，内容包括所装货物及数量
，口岸，船公司 ，定仓号
，柜号，船开截关时间 ，拖车公司
，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13． 获得运输文件：

13.1． 最迟在开船后两天内 ，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理 。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量
，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等
。

13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后 ，向船公司书面确认提单内容 。如果提单需客人确认的
，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3． 及时支付运杂费 ，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件
。支付运费应做登记。

14． 准备其他文件

14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中
，对商业发票要求最严格 。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前
。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同 ，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来
，要显示唛头 。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理
。

14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前 ，在发票日期之后 。未能在发货之前办理的
，要办理后发证书，需提供报关单 ，提单等文件
。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签
，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些 。可在发货之后不太长的时间内补办
。如果原产地证书要办理大使馆加签 ，也和发票一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内
，要通知客人发货的细节，包括船名 ，航班次
，开船日，预计抵港日 ，货物及数量
，金额，包装件数 ，唛头
，目的港代理人等 。有时

L/C要求提供发送证明，如传真报告书 ，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况
。要显示每箱内装的数量
，每箱的毛重，净重 ，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符 。要显示唛头和箱号
，以便于客人查找
。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15．交单：

15.1．采用L/C收汇的 ，应在规定的交单时间内
，备齐全部单证，并严格审单 ，确保没有错误
，才交银行议付 。

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款 ，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人
。

15.3．如果T/T收汇的
，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人 。

16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记 ，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询
，统计等
。

17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期 ，航线
，等信息，为业务员报价提供帮助 出口货物报关单应当随附的单证

出口货物报关单应当随附的单证包括： （一）合同； （二）发票； （三）装箱清单； （四）载货清单（舱单）； （五）提（运）单；

（六）代理报关授权委托协议； （七）进出口许可证件；

（八）海关要求的加工贸易手册（纸质或电子数据的）及其他进出口有关单证 。 海关应当留存进出口许可证件的正本 ，其余单证可以留存副本或复印件
。

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